pengarsipan dokumen

Arsip berasal dari bahasa Yunani dari kata ”Archeon” artinya milik sebuah kantor. Secara sederhana arsip adalah records, rekam, rekaman, catatan atau berkas sebuah lembaga, baik umum maupun privat. Istilah Arsip selain berarti sebagai materi arsip juga mengacu pada: Badan atau unit administrasi yang bertanggungjawab atas identifikasi, penilaian, pengadaan, pelestarian, penyusunan, pemerian dan penyediaan jasa rujukan atau materi arsip dan menyetujui pemusnahan. Gedung atau bagian gedung yang menyimpan materi arsip dan menyediakan ruang dan fasilitas untuk arasiparis dan pemakai. Naskah berupa korespondensi ( naskah konvensional ) atau arsip elektronik, atau yang lain tentunya tidak sedikit jumlahnya. Ketika mereka sudah menumpuk, apa yang harus segera dilakukan? Ini dia. Mari kita kelola mereka. Dari berbagai sumber dan pendapat para ahli dapat disimpulkan bahwa arsip adalah informasi yang terekam dalam bentuk dan corak apapun. Baik media kertas atau media elektronik. Tahapan terciptanya arsip secara singkat dapat dijelaskan sebagai berikut: Tahap penciptaan meliputi pemilihan bahan, pemilihan tema/topik, pemilihan alat, bacaan pendukung. Pemilihan bahan adalah proses pemilihan dimana naskah itu akan dibuat, misalnya di atas kertas atau media elektronik. Termasuk juga proses penentuan tema/topik tulisan sesuai dengan keinginan kita. Tahap penciptaan juga meliputi pemilihan alat apa yang akan kita gunakan untuk menulis. Tahap penggunaan, adalah tahap ketika naskah itu digunakan, sebagai informasi yang harus diketahui oleh orang lain. Tahap pelestarian meliputi metode penyimpanan naskah, misalnya menggunakan metode kronologis, metode penyimpanan sesuai tema, atau metode gabungan. Fungsi Arsip : Membantu kita untuk membuat keputusan yang tepat. Membantu kita dalam berkomunikasi dengan orang lain. Sebagai memori. Prinsip Pengelolaan Arsip: Mudah ditemukan Sederhana Aman Murah Dari penjelasan di atas dapat dimulai dengan penyimpanan secara sederhana sebagai berikut: Sesuai Kronologis. Naskah yang telah dibuat disimpan di dalam file atau folder berdasarkan waktu pembuatannya. Naskah disusun sesuai dengan tanggal, bulan dan tahun termuda. Setiap naskah yang selesai dibuat diberi paraf dan tanggal pembuatan, sehingga memudahkan kita untuk menyusun. Naskah yang disimpan tidak dipilah temanya. Naskah fiksi, opini, dan fakta digabung, hanya dipilah berdasar tanggal, bulan dan tahun pembuatannya. Sesuai Tema. Naskah yang telah dibuat disimpan berdasarkan tema. File dalam folder bisa dipilah sesuai tema yang ada, misalnya puisi, cerpen, opini dengan tema lingkungan dipisahkan dengan naskah sejenis dengan tema yang berbeda. Tanggal, bulan, dan tahun pembuatan diabaikan. Namun jangan dilupakan untuk memberi paraf dan tanggal di setiap naskah. Gabungan. Naskah yang telah dibuat disimpan secara kronologis berdasarkan tema. Misalnya puisi, naskah disimpan sesuai dengan tema dan tanggal pembuatannya, disimpan dalam folder puisi. Demikian juga dengan naskah lainnya, diperlakukan seperti itu. Tahap berikutnya adalah penyusutan yang harus selalu dilakukan oleh sebuah organisasi dalam kurun waktu tertentu, untuk mengurangi penumpukan arsip yang sudah tidak relevan dengan tupoksi instansi. Penyusutan arsip yang tercipta dapat menggunakan Jadwal Retensi Arsip (JRA) sesuai dengan jenis arsip yang tercipta.

orang benci tanpa dasar itu orang brengsek (berdasarkan pengalaman, ilmu komunikasi, psikologi komunikasi dan filsafat pikiran)

Take and give secara harfiah berarti ada kalanya kita memberi dan ada saatnya kita menerima, bila kita selalu menjadi orang dermawan memberikan kebaikan kita yang terlalu berlebihan malah berakibat sebagian orang menganggap kita orang bodoh sehingga dengan mudahnya kita dibodoh-bodohi orang licik sedangkan bila kita selalu mengharapkan pemberian orang lain jangan salahkan bila kita dikatakan tidak berbeda jauh dengan pengemis. Take and give bila dilihat dari segi ilmu Komunikasi. Menurut lexicographer (ahli kamus bahasa), komunikasi adalah upaya yang bertujuan berbagi untuk mencapai kebersamaan. Jika dua orang berkomunikasi maka pemahaman yang sama terhadap pesan yang saling dipertukarkan adalah tujuan yang diinginkan oleh keduanya. Sunggu sulit melihat aplikasi yang real mengenai istilah take and give malah kenyataan yang ada sang penjilat untuk mencapai tujuan tertentu yang diharapkannya atau si oportunis yang menggunakan kesempatan dalam kesempitan dan mengataskan nama kebenaran dan obyektifitas versi dirinya. Orang yang benci kepada kita tanpa dasar itu bisa dikatakan orang brengsek karena dia tidak berkaca pada dirinya sendiri entah tidak berkaca mengenai kekurang beruntungan fisiknya, kelemahan kondisi ekonominya atau kualitas otak yang pas-pasan. Selain pemikiran yang abnormal tersebut, faktor didikan internal keluarganya bisa juga kurang baik sehingga didikan kurang baik tersebut menjadi doktrin yang akan diaplikasikan dalam hidupnya. Doktrin didikan keluarganya terutama orang tuanya itu terbagi tiga yakni: 1. iri 2. Dengki dan 3. Caci maki. Zaman dulu kurikulum sekolah masih ada pelajaran mengenai budi pekerti. Budi pekerti kepada orang tua, budi pekerti kepada orang yang usianya lebih tua dan budi pekerti kepada orang lain. Lenyapnya pelajaran budi pekerti tersebut menjadi langkanya budi pekerti para pemuda dan orang pada umumnya sehingga perilaku, moral dan sopan santun menjadi hancur karena westernisasi. Budaya westernisasi yang tertanam kuat di fikiran orang pada umumnya menghilangkan budi pekerti yang sebenarnya adalah budaya Bangsa Ibu Pertiwi, sedangkan Westernisasi itu bukanlah suatu budaya namun suatu usaha dunia barat menghancurkan budaya bangsa lain dan mengganti budaya asli bangsa lain menjadi budaya barat. Dalam Budi Pekerti etika pergaulan juga harus menjadi fokus utama. Karena orang yang benci kepada kita tanpa dasar sama sekali tidak memiliki etika pergaulan. Sebagai bangsa yang berbudaya, sebaiknya semua pihak menampilkan sikap yang santun dalam pergaulan, membuat orang lain senang, dihargai. Orang itu senang bila dihargai, disapa dengan kata-kata yang baik, termasuk wong cilik, orang ekonomi lemah.Wong cilik akan santun kepada orang yang menghargai mereka. Orang santun, meski derajatnya tinggi, tidak sombong, ini orang yang berbudaya.Orang yang berperilaku baik, berbahasa baik, berbudi baik, selain dihargai orang lain, secara pribadi juga untung, yaitu akan mengalami peningkatan taraf kejiwaannya, mengalami kemajuan batiniah. Berdasarkan budi pekerti tata krama mengandung makna yang dalam. Tata krama bukan hanya bersikap sopan dan santun namun juga bersifat general (umum) yaitu : 1. Jujur 2. Berperilaku baik dengan menghindari perbuatan salah, 3. Memelihara kerukunan, bebas dari konflik diantara keluarga, tetangga, kampung, desa, selanjutnya ditingkat negara dan dunia, dimana hubungan harmonis antar manusia teramat penting 4. Bersikap sabar, nrimo artinya menerima dengan ikhlas dan sadar jalan kehidupan kita dan tidak perlu iri kepada sukses orang lain Ingin hidup sukses harus berusaha dengan keras dan rajin dan mohon restu Tuhan, hasilnya terserah Tuhan. 5. Tidak bersikap egois yang hanya mementingkan diri sendiri. Ada petuah : Sepi ing pamrih, rame ing gawe.artinya bertindak tanpa pamrih dan selalu siap bekerja demi kepentingan masyarakat dan kesejahteraan umat 6.Gotong Royong adalah kerjasama saling membantu dan hasilnya sama-sama dinikmati. Iri, dengki dan caci maki kerap kali dilakukan oleh orang yang benci kepada kita tanpa alasan. Berbagai ekspresi dan cara dilakukan secara eksplisit maupun implisit, secara ekspresi bisa kita tebak dari tatapan matanya, tutur katanya hingga gestur (gerak tubuh) yang dilakukan kepada kita. Tatapan yang kurang ramah dan hangat, tutur kata yang kurang enak didengar dan seakan bercandaan yang dihadirkan mereka terdengar serius dan bersifat menjatuhkan dan gerak tubuh yang tidak wajar seperti yang seharusnyadalam sebuah antrian atau dalam sebuah presentasi orang itu menunjuk kita giliran selanjutnya malah dia menunjuk temannya sendiri. Berdasarkan teori ilmu psikologi komunikasi sikapnya dapat dilihat menjadi tiga yakni 1. Kognitif (pemikiran) 2. Afektif (perasaan) dan 3. Behavioral (sikap). Bila ke tiga bagian ini ditarik benang merahnya maka orang tersebut meilihat sosok kita melalui matanya dan fikiran negatifnya tersebut lalu terbentuklah sebuah perasaan kurang baik mengenai diri kita dan pada akhirnya muncullah fenomena bola es yang menggelinding menjadi besar yang bermula dari kumpulan es kecil yang disebut opini dan pandangan miring kepada kita. Tentu saja opini dan pandangan miring tersebut seperti berdasarkan behavioral maka sikap negarif yang ditonjolkan secara implisit atau eksplisit kepada kita. Behavioral yang pasti dilakukan adalah bagaiman menjatuhkan mental dan harga diri kita tau bagaimana kita di design seakan kita lah sang pecundang dibanding mereka sang pemenang. Ada 3 hal yang pasti ditemukan dalam kehidupan kita entah dalam lingkungan pekerjaan, dunia akademis atau dunia sosial lainnya yakni 1. Harta 2. Tahta dan 3. Wanita. Harta, tahta dan wanita tersebut tidaklah memandang saudara, keluarga ataupun sahabat. Harta bisa berupa kekayaan materi, gaji atau penghasilan yang sebenarnya itu hak kita bila kita menerima yang lebih bila ini terjadi maka buktikan bahwa anda adalah orang hebat. Orang hebat dengan kejujuran yang luar biasa dan tanpa korupsi, tahta bisa dikatakan sebagai jabatan, ada yang mengatakan anda adalah the wrong man in the right place yang harus anda lakukan adalah buktikan bahwa opini itu adalah salah. Sedangkan wanita, bila anda dengan saudara, keluarga atau sahabat memiliki ketertarikan yang sama terhadap wanita atau pria yang sama yah sebaiknya biarkan wanita atau pria tersebut yang mengambil keputusan untuk memilih siapa. Setelah mengetahui keputusannya itu maka ikhlaskanlah dirinya dekat atau jatuh cinta kepada wanita pujuaan anda. Jangan sampai anda kecewa dengan harapan kosong yang begitu berlebihan. Opini yang anda dengar dari orang lain yang mendapatkan gosip yang lebay mengenai diri anda atau anda opini miring tersebut disampaikan langsung dari orang yang benci tanpa sebab tersebut maka tindakan tegas dan jelas lah yang harus anda lakukan karena orangh yang benci tanpa sebab dengan anda tersebut bisa dikategorikan sebagai orang munafik. Orang munafik itu hanyalah golongan orang yang sok suci yang tidak ingin menghabiskan waktu yang berharga dengan anda dan kerjaan orang munafik hanyalah mencari kesalahan, mencari-cari apapun alasan yang tidak logic sekalipun atau mencari-cari cara untuk menjelek-jelekkan diri anda. Tindakan tegas dan jelas tidak berarti harus penuh emosional, arogansi atau dengan kesombongan namun pakailah cara yang lenbut, ekspresi yang hangat namun serius, intonasi yang jelas dan solusi yang terarah. Cara-cara seperti ini sudah pasti tidak dimiliki orang yang benci tanpa sebab kepada kita. Disarankan gunakan komunikasi dua arah namun bila situasi dan kondisi tidak memungkinkan bisa menggunakan komunikasi satu arah. Katakan saya bila anda tidak ingin terjebak situasi yang tidak mengenakan dilingkungan pertemanan anda dengan dirinya, katakan anda senang dengan kritik orang tersebut (walaupun menjatuhkan sekalipun) atau katakan saja anda senang bila mendengar kritik apapun selama kritik tersebut dikatakan didepan wajah anda sekalipun dan katakan bahwa lebih baik pertemanan yang baik dan benar adalah pertemanan yang dapat menyelesaikan masalah tanpa masalah. Namun bila situasi dan kondisi makin seperti mencari jarum dalam jerami maka yang anda lakukan adalah kalah untuk menang, diam saja apapun kritikannya anggap saja itu hanya angin lewat dan tetap tegur sapa dengan orang itu. Setelah mengenal orang yang benci dengan anda tanpa sebab tersebut maka anda akan asal tahu saja bahwa orang yang benci tanpa dasar itu adalah orang munafik dan orang tidak baik. Cara berkomunikasi dengan orang yang benci tanpa sebab dengan diri kita itu ada dua jenis manusia ada yang berkomunikasi dengan baik dari sejak lahir dan ada yang baru bisa berkomunikasi dengan baik dengan merubah dirinya dari pembentukan karakter dari lingkungan sekitarnya. Bila anda sudah dapat berkomunikasi dengan baik sejak lahir maka gunakan skil komunikasi itu dengan maksud dan tujuan yang positif sedangkan bila skil komunikasi anda kurang baik maka belajarlah dari orang yang baik. Penulis menggangap itu salah ! bahwa orang jelek pasti memiliki hati yang lebih baik daripada rupanya, seperti yang dikatakan ilmu filsafat fikiran. Paralelisme psikologis atau paralelisme adalah pandangan bahwa pikiran dan tubuh tidak memengaruhi satu sama lain meski memunyai status ontologis yang berbeda. Properti-properti tersebut malah berjalan dalam jalur paralel (peristiwa pikiran berinteraksi dengan peristiwa pikiran dan peristiwa otak berinteraksi dengan peristiwa otak) dan interaksi yang tampak antara pikiran dan tubuh itu hanya ilusi. Pandangan ini didukung oleh Gottfried Leibniz. Meski Leibniz adalah seorang monis ontologis yang meyakini bahwa hanya ada satu jenis substansi saja (monad) di alam semesta, dan bahwa semuanya dapat disusutkan ke monad, ia menyatakan bahwa ada pemisahan antara "pikiran" dan "fisik" dalam ranah sebab-akibat. Menurutnya, Tuhan telah mengatur hal-hal sedemikian rupa sehingga pikiran dan tubuh akan saling seirama. Pendapat ini dikenal sebagai doktrin harmoni yang telah ditetapkan sebelumnya. Apapun title anda, sarjana, magister, strata tiga ataupun guru besar sekalipun yang lebih penting bagaimana anda menjadi contoh dan ilmu apa yang sudah anda berikan untuk orang lain demi kebaikan? Jangan menggunakan segala kekuasaan dan kelebihan yang anda miliki karena itu bisa menjadi bumerang yang sangat berbahaya dan hanya satu obat yang bisa menyembuhkan sakitnya kena bumerang tersebut yakni minta maaf lantas berubalah menjadi lebih baik. Fisik yang kurang beruntung sebenarnya bisa dikatakan cobaan bagi diri kita, cobaan untuk melalukan yang baik dan lebih baik untuk hari ini dan untuk selanjutnya. Konsistensilah yang menjadi diri yang hebat dan rendah hati. Fisik yang jelek bukan berarti anda adalah orang baik tapi andalah orang yang penuh amanat dari Tuhan. Anda sama saja dengan manusia lainnya dimata Tuhan, diri anda bisa menjadi orang baik itu berkat penilaian orang lain. Berdasarkan ilmu filsafat pikiran tersebut maka fisik yang bisa ditebak adalah fisik yang digunakan untuk hal yang baik atau hal yang buruk seperti tangan digunakan untuk menulisl, mulut untuk berbicara, mata untuk melihat dan kaki untuk berjalan. Konklusinya adalah instropeksi terlebih dahulu diri anda, tanyalah dengan baik kepada orang yang benci tanpa sebab tersebut. Gunakan skil komunikasi yang baik, lihat situasi dan kondisi yang memungkinkan untuk menghadapi orang yang benci tanpa sebab ini. Maka yang harus anda pahami adalah "Berhati-hatilah pada fikiran mu karena mereka akan jadi perkataanmu. Dari perkataan mu akan menjadi tindakan mu dan tindakan mu akan menjadi kebiasaanmu, jaga kebiasaanmu karena akan membentuk karaktermu, jaga karaktermu karena akan menjadi nasibmu dan nasibmu adalah hidupmu" -semoga bermanfaat- ;)