pengarsipan dokumen

Arsip berasal dari bahasa Yunani dari kata ”Archeon” artinya milik sebuah kantor. Secara sederhana arsip adalah records, rekam, rekaman, catatan atau berkas sebuah lembaga, baik umum maupun privat. Istilah Arsip selain berarti sebagai materi arsip juga mengacu pada: Badan atau unit administrasi yang bertanggungjawab atas identifikasi, penilaian, pengadaan, pelestarian, penyusunan, pemerian dan penyediaan jasa rujukan atau materi arsip dan menyetujui pemusnahan. Gedung atau bagian gedung yang menyimpan materi arsip dan menyediakan ruang dan fasilitas untuk arasiparis dan pemakai. Naskah berupa korespondensi ( naskah konvensional ) atau arsip elektronik, atau yang lain tentunya tidak sedikit jumlahnya. Ketika mereka sudah menumpuk, apa yang harus segera dilakukan? Ini dia. Mari kita kelola mereka. Dari berbagai sumber dan pendapat para ahli dapat disimpulkan bahwa arsip adalah informasi yang terekam dalam bentuk dan corak apapun. Baik media kertas atau media elektronik. Tahapan terciptanya arsip secara singkat dapat dijelaskan sebagai berikut: Tahap penciptaan meliputi pemilihan bahan, pemilihan tema/topik, pemilihan alat, bacaan pendukung. Pemilihan bahan adalah proses pemilihan dimana naskah itu akan dibuat, misalnya di atas kertas atau media elektronik. Termasuk juga proses penentuan tema/topik tulisan sesuai dengan keinginan kita. Tahap penciptaan juga meliputi pemilihan alat apa yang akan kita gunakan untuk menulis. Tahap penggunaan, adalah tahap ketika naskah itu digunakan, sebagai informasi yang harus diketahui oleh orang lain. Tahap pelestarian meliputi metode penyimpanan naskah, misalnya menggunakan metode kronologis, metode penyimpanan sesuai tema, atau metode gabungan. Fungsi Arsip : Membantu kita untuk membuat keputusan yang tepat. Membantu kita dalam berkomunikasi dengan orang lain. Sebagai memori. Prinsip Pengelolaan Arsip: Mudah ditemukan Sederhana Aman Murah Dari penjelasan di atas dapat dimulai dengan penyimpanan secara sederhana sebagai berikut: Sesuai Kronologis. Naskah yang telah dibuat disimpan di dalam file atau folder berdasarkan waktu pembuatannya. Naskah disusun sesuai dengan tanggal, bulan dan tahun termuda. Setiap naskah yang selesai dibuat diberi paraf dan tanggal pembuatan, sehingga memudahkan kita untuk menyusun. Naskah yang disimpan tidak dipilah temanya. Naskah fiksi, opini, dan fakta digabung, hanya dipilah berdasar tanggal, bulan dan tahun pembuatannya. Sesuai Tema. Naskah yang telah dibuat disimpan berdasarkan tema. File dalam folder bisa dipilah sesuai tema yang ada, misalnya puisi, cerpen, opini dengan tema lingkungan dipisahkan dengan naskah sejenis dengan tema yang berbeda. Tanggal, bulan, dan tahun pembuatan diabaikan. Namun jangan dilupakan untuk memberi paraf dan tanggal di setiap naskah. Gabungan. Naskah yang telah dibuat disimpan secara kronologis berdasarkan tema. Misalnya puisi, naskah disimpan sesuai dengan tema dan tanggal pembuatannya, disimpan dalam folder puisi. Demikian juga dengan naskah lainnya, diperlakukan seperti itu. Tahap berikutnya adalah penyusutan yang harus selalu dilakukan oleh sebuah organisasi dalam kurun waktu tertentu, untuk mengurangi penumpukan arsip yang sudah tidak relevan dengan tupoksi instansi. Penyusutan arsip yang tercipta dapat menggunakan Jadwal Retensi Arsip (JRA) sesuai dengan jenis arsip yang tercipta.